STADGAR FÖR NORRLANDS BORDTENNISFÖRBUND

Version: 2023-02-19

KAPITEL 1: ALLMÄNNA BESTÄMMELSER

§1 UppgiftNorrlands Bordtennisförbund (NBTF) skall enligt dessa stadgar och enligt Svenska Bordtennisförbundets (SBTF) stadgar såsom SBTF:s regionala organ arbeta i enlighet med SBTF:s ändamål. NBTF:s syfte och ändamål är att verka för bordtennisens främjande i Norrland.
§2 SammansättningNBTF omfattar de föreningar som är medlemmar i SBTF, och som har hemvist inom distriktets geografiska område.
§3 VerksamhetsområdeNBTF:s verksamhet utövas inom Gävleborgs Idrottsförbund, Västernorrlands Idrottsförbund, Jämtland-Härjedalens Idrottsförbund, Västerbottens Idrottsförbund samt Norrbottens Idrottsförbund. NBTF:s säte är Luleå.

§4 Stadgar

Ändring av eller tillägg till dessa stadgar får beslutas av Årsmöte och skall godkännas av SBTF. För beslut om stadgeändring krävs kvalificerad majoritet om 2/3 av antalet givna röster vid Årsmötet.

§5 Beslutande organNBTF:s beslutande organ är Årsmötet, extra Årsmöte och NBTF:s styrelse. NBTF:s styrelse får tillsätta särskilda organ för ledning av speciella verksamheter inom dess ansvar och arbetsområde.
§6 Verksamhetsår och räkenskapsårNBTF:s verksamhetsår och räkenskapsår omfattar tidsperioden 1 januari till och med 31 december.
§7 Sammansättning av styrelse m mNBTF skall verka för jämställd sammansättning i styrelse, valberedning, kommittéer och andra organ. Valbarhet för arbetstagare inom NBTF följer SBTF:s stadgar §14.
Förbundet kräver att person med uppdrag inom förbundet årligen intygar riktigheten i viss bakgrundsinformation – till exempel att de inte har varit föremål för någon rättsprocess som lett till dom eller några tidigare underbyggda klagomål om missförhållanden och att de har följt tillämpliga uppförandekoder, inklusive policyer mot trakasserier och repressalier. Om personen med uppdrag lämnar falska uttalanden är detta en grund för förbundet att återta sitt förtroende för personen.
§8 FirmateckningNBTF:s firma tecknas av NBTF:s styrelse eller om styrelsen så beslutar av två styrelseledamöter gemensamt eller av en eller flera särskilt utsedda personer.

KAPITEL 2: ÅRSMÖTET
§9 Sammansättning och beslutsmässighet

Årsmötet och extra Årsmöte är NBTF:s högsta beslutande organ. Årsmötet består av ombud för NBTF:s föreningar. Förening utser ombud som skall vara röstberättigad medlem i föreningen. Ombud får representera endast en förening samt får inte vara ledamot av NBTF:s styrelse. Årsmötet är beslutsmässigt med det antal ombud som efter kallelse i vederbörlig ordning deltar i Årsmötets beslut.

§10 Yttrande- och förslagsrätt

Yttranderätt och förslagsrätt vid Årsmötet tillkommer, förutom ombuden enligt §9, ledamöter i NBTF:s styrelse, NBTF:s revisorer, motionär vad avser egen motion, samt valberedningens ledamöter i ärenden som berör valberedningens arbete. Yttranderätt tillkommer representanter från RF, SBTF och DF, NBTF:s arbetstagare samt med Årsmötets enhälliga samtycke annan närvarande.

§11 Kallelse m mÅrsmötet hålls årligen före den 1 mars på dag som NBTF:s styrelse bestämmer. Årsmötet får dock inte hållas på dag när DF-möte pågår.Kallelse till Årsmötet utfärdas av NBTF:s styrelse genom kungörelse på NBTF:s officiella hemsida samt genom digitalt utskick till samtliga föreningar senast tre (3) veckor före Årsmötet.Årsmötets föredragningslista jämte verksamhetsberättelse, förvaltningsberättelse samt revisionsberättelser, styrelsens propositioner samt inkomna motioner översändes till röstberättigade föreningar senast 14 dagar före Årsmötet.
§12 Rösträtt m mRösträtt vid Årsmötet bestäms genom röstlängd som upprättas av SBTF för tiden 1 januari till och med 31 december. Röstlängden upptar de föreningar som fullgjort stadgeenliga förpliktelser mot SBTF samt de förpliktelser mot NBTF som bestämts av Årsmötet. Av SBTF upprättad röstlängd skickas till NBTF 30 november. Röstlängden gäller oförändrad till dess ny röstlängd har delgivits NBTF.NBTF skall snarast efter det att den av distriktet administrerade serieverksamheten avslutats meddela SBTF vilka lag som under spelåret fullföljt distriktsserie.Varje röstberättigad förening har en grundröst samt högst åtta (8) tilläggsröster baserat på antalet serielag och antal individer med registrerad licens. Således högst nio (9) röster per förening.

En förening erhåller tilläggsröster baserat på antalet serielag i seriespel, beräknat på det antal lag med vilka föreningen närmast föregående spelår fullföljt distriktsserier eller nationella serier enligt följande:

Förening med 1-4 serielag 5-9 serielag

10-14 serielag
15 eller fler serielag

1 tilläggsröst
2 tilläggsröster 3 tilläggsröster 4 tilläggsröster

En förening erhåller tilläggsröster baserat på antalet individer med registrerad licens per den 30 juni närmast föregående spelår enligt följande:

Förening med 1-19 licensindivider 20-39 licensindivider 40-59 licensindivider

60- licensindivider

1 tilläggsröst
2 tilläggsröster 3 tilläggsröster 4 tilläggsröster

Ingen förenings röstetal får dock överstiga 1/5 av det vid uppropet godkända sammanlagda röstetalet.

Om två eller fler ombud deltar från en förening får endast ett ombud utöva föreningens rösträtt. Ombud skall medföra fullmakt.

§13 Ärenden vid Årsmötet

På Årsmötet skall följande punkter finnas på dagordningen:

Upprop och godkännande av fullmakter samt fastställande av röstlängd för Årsmötet baserat på den röstlängd som upprättats av SBTF,
Fastställande av Årsmötets föredragningslista,
Frågan om Årsmötets behöriga utlysande,
Val av Årsmötets ordförande och sekreterare,
Val av två protokolljusterare och rösträknare,
Behandling av verksamhetsberättelse och förvaltningsberättelse:

1. Styrelsens verksamhetsberättelse för perioden 1 januari till och med 31 december,

2. Styrelsens förvaltningsberättelse för samma tid,
3. NBTF:s revisorers revisionsberättelse för samma tid,

Beslut angående ansvarsfrihet för NBTF:s styrelse för den tid som revisionen omfattar,
Bestämmande av antalet ledamöter och suppleanter i NBTF:s styrelse samt valberedning för det kommande verksamhetsåret,
Behandling av motioner som inkommit i enlighet med §14,
Behandling av styrelsens propositioner:
1. Verksamhetsplan för kommande arbetsår,
2. Budget för kommande arbetsår,
3. Beslut om årsavgift,
4. Övriga förslag.
Val av:
1. Ordförande i styrelsen för en tid av ett år,
2. Ledamöter i styrelsen som väljs växelvis för en tid av två år,
3. Suppleanter i styrelsen för en tid av ett år,
4. En av två revisorer som väljs växelvis för en tid av två år,
5. Två revisorssuppleanter för en tid av ett år,
6. Ordförande i valberedningen för en tid av två år,
7. Ledamöter i valberedningen för en tid av ett år.

Valbar är varje medlem i förening som omfattas av §2. Ledamöter eller suppleanter i NBTF:s styrelse är inte valbara som NBTF:s revisorer eller suppleanter, eller till NBTF:s valberedning.

§14 Motioner

En motion, det vill säga ett förslag till beslut, att behandlas av Årsmötet skall vara NBTF:s styrelse tillhanda senast fyra (4) veckor före Årsmötet. Motionsrätt tillkommer varje förening som omfattas av §2 samt

röstberättigad medlem i sådan förening. Motion från medlem i förening skickas genom vederbörande förening.

§15 Extra Årsmöte

NBTF:s styrelse får tillkalla extra Årsmöte. Extra Årsmöte får inte äga rum då DF-möte pågår. Vid extra Årsmöte får endast på dagordningen upptagna ärenden avgöras. Kallelse och dagordning översänds till föreningarna senast sju (7) dagar före mötet.

KAPITEL 3: STYRELSEN

§16 Styrelsens sammansättningNBTF:s styrelse är, när Årsmötet inte är samlat, NBTF:s högsta beslutande organ. NBTF:s styrelse består av ordförande samt fyra (4) – åtta (8) ledamöter valda enligt §13-9. NBTF:s styrelse utser vice ordförande, kassör och sekreterare. NBTF:s styrelse kan adjungera personer till styrelsen för viss tid eller viss fråga.
§17 Styrelsens sammanträdenNBTF:s styrelse sammanträder på kallelse av ordförande eller vice ordförande. Suppleant har närvarorätt vid alla sammanträden. Suppleant erhåller ledamots rösträtt om ledamoten ej är närvarande. Av NBTF:s styrelse adjungerad person har yttranderätt, men ej rösträtt.NBTF:s styrelse är beslutsmässig när samtliga ledamöter och suppleanter kallats, och då minst halva antalet ledamöter är närvarande. Alla beslut förutsätter bifall av minst hälften av antalet närvarande ledamöter. Vid lika antal röster äger ordföranden utslagsröst.Styrelsen kan sammanträda fysiskt eller digitalt. Protokoll upprättas för styrelsens sammanträden oavsett formen för sammanträdet. Vid behov kan styrelsen fatta beslut i brådskande ärenden via e-post eller andra digitala forum. Sådana beslut skall anmälas till protokollet vid närmast därpå följande sammanträde.
§18 Styrelsens åliggandenNBTF:s styrelse skall:

Verkställa Årsmötets beslut,
Övervaka att kommittéernas verksamhet bedrivs på etttillfredsställande sätt,
Hålla sig underrättad om verksamheten i anslutna föreningar,
Handha NBTF enligt gällande stadgar och bestämmelser, verka förbordtennisens främjande och intressen,
Vidta åtgärder så att DM, NSM och andra tävlingar genomförs ienlighet med RF:s och SBTF:s bestämmelser,
Förvalta och ansvara NBTF:s ekonomiska medel,
Bereda ärenden som skall föreläggas Årsmötet,
Förelägga Årsmötet förslag till NBTF:s verksamhetsplan,
Avge stadgeenliga rapporter samt bistå Riksidrottsstyrelsen,Riksidrottsnämnden, distriktsförbunden och SBTF med upplysningaroch yttranden,
Administrera NBTF:s kansli samt anställa NBTF:s eventuellaarbetstagare, samt
Föra protokoll och erforderliga böcker m m samt att sköta löpandeärenden i övrigt.

§19 Arbetsår

NBTF:s styrelses arbetsår omfattar tiden från Årsmötet till och med nästkommande Årsmöte.

KAPITEL 4: REVISORER

§20 RevisionNBTF:s revisorer skall granska NBTF:s styrelses förvaltning och räkenskaper. DF har enligt RF:s stadgar rätt att efter anmälan till NBTF utse ytterligare en revisor i NBTF.Styrelsens räkenskaper och handlingar överlämnas till revisorerna senast en månad före Årsmötet. Revisionsberättelsen skall efter genomförd revision vara NBTF:s styrelse tillhanda senast 14 dagar innan Årsmötet.

KAPITEL 5: VALBEREDNING

§22 Sammansättning m mValberedningen består av ordförande samt det antal ledamöter som Årsmötet beslutat. Valberedningen skall bestå av både kvinnor och män. Valberedningen utser inom sig vice ordförande. Valberedningen sammanträder på kallelse av ordförande eller minst halva antalet ledamöter. Alla möten och beslut skall protokollföras.
§23 ÅliggandenValberedningen skall senast tolv (12) veckor före Årsmötet tillfråga de ledamöter och funktionärer vars mandattid är utgående om de har för avsikt att söka omval. Senast åtta (8) veckor före Årsmötet skall valberedningen meddela samtliga röstberättigade föreningar enligt §2 uppgift om vilka som står i tur att avgå och vilka som avböjt omval.
§24 FörslagsrättSamtliga röstberättigade föreningar enligt §2 får fram till senast sex (6) veckor före Årsmötet till valberedningen lämna förslag på personer för val till någon av positionerna angivna i §13-9. Valberedningen skall senast två (2) veckor före Årsmötet tillställa samtliga föreningar enligt §2 sitt förslag.
§25 Nominering av kandidaterInnan nomineringen av kandidater inleds under Årsmötet skall valberedningen meddela sitt förslag beträffande varje val som skall förekomma enligt punkt 1 – 6 i §13-9.

KAPITEL 6: KOMMITTÉER

§26 TillsättningNBTF:s styrelse bestämmer i enlighet med §5 antalet kommittéer och dess områden. NBTF:s styrelse tillsätter och avsätter ordförande för respektive kommitté.Kommitténs ordförande tillsätter dess ledamöter. Kommittén ska utöver ordföranden innehålla minst tre (3) ledamöter. Geografisk spridning på ledamöterna ska eftersträvas.
§27 Roll och uppgiftKommittéernas uppgift och ansvar är att inom sina respektive verksamhetsområden verkställa NBTF:s styrelses beslut, inom ramen för NBTF:s styrelses ekonomiska ramar fatta nödvändiga beslut för områdets förvaltning och utveckling, samt formulera och uppdatera relevanta reglementen.
§28 SammanträdenKommittéer sammankallas av dess ordförande. Kommittéer är beslutsföra då samtliga ledamöter kallats och då minst halva antalet ledamöter är närvarande. Kommittéer kan sammanträda både fysiskt och digitalt. Alla möten och beslut ska protokollföras.